Chef & Assistenz

Die Schnittstellen zwischen Chef:in, Büro, Service und Werkstatt sollten reibungslos funktionieren. Aufgabe der Assistentin/des Assistenten ist es, die Zusammenarbeit mit Meister:in, Betriebsinhaber:in und Kunden transparent zu gestalten, Termine digital zu managen und Video-Meetings zu organisieren.

Hinter einer erfolgreichen Führungskraft steht immer eine kompetente Assistenz. Sie arbeitet zielorientiert zu und ist die rechte Hand des Chefs. Ihre Aufgabe ist es, die Fäden in der Hand zu behalten und nach vereinbarten Prioritäten zu arbeiten. Gerade im Home-Office ist es besonders wichtig, dass dieses gut geölte Getriebe auch auf Entfernung einwandfrei funktioniert.

Im Seminar erhalten Sie von Astrid Lensker wertvolle Tipps und Tools, wie Sie als Chef Aufträge sinnvoll delegieren und als Assistent:in Aufgaben besser organisieren. An Fallbeispielen und in Einzel- und Gruppenübungen erlernen Sie Methoden der Büroorganisation und des Selbstmanagements.

Mit Input zu Gesprächsführung und Kommunikation können Sie und Ihr:e Chef:in zum Dream-Team werden. Die 10 besten Strategien für erfolgreiche Meetings erlernen Sie am Beispiel digitaler Meetings via „Zoom“.

Hinweis: Bitte bringen Sie für praktische Übungen einen Laptop mit Outlook-Installation mit.

Seminarthemen:

Perspektive: Rolle und Erwartungen

• Rollenverständnis / Kompetenzprofil / Stärken- und Schwächenanalyse
• Erwartungsprofil des Vorgesetzten
• Wo geht die Reise hin? Die Assistenz von morgen.

Moderne Kommunikationstechnologien

• Welche neuen digitalen Medien gibt es und wie arbeiten wir damit effizient?
• E-Mail-Flut im Griff: Optimale Bearbeitung von Posteingang von Chef & Assistenz
• Aufgaben und Aufgabenpläne erstellen, verwalten und überwachen
• Termine richtig organisieren
• Verbindungen zwischen E-Mail, Kontakten, Aufgaben, Terminen herstellen
• Transparent und digital zusammen arbeiten mit Aufgabenlisten und Notizmanagement während „physical distancing“

Professionelles Zeit-, Selbst- und Energiemanagement

• gemeinsame Ziele, gemeinsame Prioritäten und abgestimmte Arbeitsweise für den doppelten Erfolg.
• Arbeitsstile von Assistenz und Chefetage verknüpfen
• Anforderungen im Berufsalltag stressfrei, termingerecht und erfolgreich erledigen.
• Zeitspartipps für´s Office-Management
• optimierte Arbeitsergebnisse durch das richtige Prioritätenmanagement

Effizientes Besprechungsmanagement

• Die 10 besten Strategien für erfolgreiche Meetings, insbesondere bei digitalen Meetings via „Zoom“

Persönlichkeit – Ausstrahlung – Souveränität

• mit unterschiedlichen Menschentypen erfolgreich kommunizieren
• Selbst- und Fremdbildwahrnehmung
• die Vielfalt der Körpersprache
• authentisch und überzeugend kommunizieren
• schwierige Situationen souverän managen – Konfliktmanagement

Projektmanagement (Kaizen, KVP) im Büro

• Wie koordiniere ich mir übertragene Projekte?
• die Kaizen-Tools – systematisch Verbesserungschancen aufspüren und systematisch in ergebnisorientierte Projekte umsetzen.

Praktische Übung

Kundenstimmen:

„Meine Erwartungen zu diesem Seminar wurden übertroffen! Ich werde es auf jeden Fall weiterempfehlen.“

Anika Bobb

Büoassistentin

„Sehr informativ & empfehlenswert“

Ursula Grafen

Sekretärin

Sehr motivierend; man lernt nie aus.

Marion Kabus

Assistentin / Kreishandwerkerschaft Hellweg-Lippe

Referentin super, hat inhaltlich meine Vorstellungen erfüllt.

Heike Rudolph

Assistentin / Kreishandwerkerschaft Hellweg-Lippe