Das digitale Büro

Neue Technologien und KI sinnvoll und innovativ einsetzen

Fragen Sie sich oft, wie viel weniger ein digitales Office im Vergleich zum konventionellen Büro kostet? Wo liegen die eigentlichen Ersparnisse? In der Zeit? Beim Geld? Im Papierverbrauch? Die Antwortet ist: Bei allem! Zudem sind die Möglichkeiten von KI in den vergangenen Monaten explodiert … und in Handwerksbetrieben bei weitem noch nicht ausgeschöpft.
Website, digitale Dokumente, Zeiterfassung und Aufmaß sind in vielen Handwerksbetrieben Standard. Ebenso Apps, ERP-Systeme oder auch Drohnen. Neue generative KI mit ihren Chat-Benutzerschnittstellen wie ChatGPT sind in der Arbeitswelt wie eine Bombe eingeschlagen und werden von nun an in alle Unternehmensbereiche Einzug halten. Doch worum handelt es sich? Wie geht man damit um? Was ist das Potenzial und wo liegen die Herausforderungen? Diese rasante Entwicklung, die verspricht, das Leben zu vereinfachen, gar umzukrempeln verknüpft Andrea Kaden mit dem Nutzen für Ihr Handwerksbüro. Sie erhalten einen ersten Überblick und einige KI-Tools verschiedener Art werden vorgestellt und in Kategorien/ Anwendungsfelder eingeordnet.
Im klassischen Büroalltag wird jedoch immer noch mit Papier gearbeitet. Das kostet Geld, Platz und jede Menge Zeit, denn Papier im Büro ist ein sicheres Zeichen von Doppelarbeit. Wenn Sie den Weg der Digitalisierung einschlagen und KI integrieren wollen, sollten Sie den gesamten Wertschöpfungsprozess vom ersten Kundenanruf bis zum Geldeingang so effizient und damit so digital wie möglich gestalten. Durchdachte, digitale Büroprozesse sorgen für Zeit- und Ressourcengewinn.
Sie werden das Systemverständnis für Ihr eigenes Büro verändern und Ihre handwerkliche Kernleistung effizienter, schneller und profitabler erbringen. Sie nehmen sehr konkrete Optimierungsideen mit nach Hause, um zeitnah digital und papierlos zu arbeiten. Nach dem Seminar erhalten Sie die Präsentationen, Protokolle der Arbeitsergebnisse, weiterführende Medien und hilfreiche Links.

Seminarthemen:

• Chancen und Herausforderungen des digitalen Büros
• Inhaltserstellung, Zusammenarbeit und Koordination – lernen Sie worauf es ankommt bei effizienter Büroarbeit:
  • Informationsverfügbarkeit überall
  • Zusammenarbeit in Echtzeit
  • Vermeidung von Doppelarbeit und Suchzeiten

• In zehn Schritten zum digitalen, papierlosen Büro:
  • interne Papierquellen erkennen und reduzieren
  • gemeinsam Altlasten entsorgen
  • Prozesse optimieren
  • Prozesse standardisieren
  • externe Papierquellen austrocknen
  • Kooperations- und Geschäftspartner in’s Boot holen
  • Digitalisieren
  • Softwareentscheidungen treffen
  • Mitarbeiter schulen
  • Vorbild sein und Umfeld „locken“

• Vollständig digital im Büro arbeiten:
  • logische digitale Dokumentenablage
  • Profi-Umgang mit PDF-Dateien
  • Nutzung digitaler Signatur
  • digitale Aufgabenerstellung, Wiedervorlage und Nachverfolgung
  • digitale Zusammenarbeit in Projekten
  • effiziente Kommunikation statt E-Mail Flut

• KI im Büro und im Handwerksunternehmen
  • Generative KI wie ChatGPT etc.
  • verschiedene KI-Tools
  • Potenziale und Herausforderungen von KI
  • Nutzen und Grenzen von KI im Büro

• Basics Datensicherheit, Datenschutz und Aufbewahrungsvorschriften

Innovativ, zeitgemäß und absolut notwendig für eine digitale Weiterentwicklung

Veronika Hebben

Museumsleitung / Kontakt Niederrheinisches Museum für Volkskunde und Kulturgeschichte e.V.

Sehr charmante, sympathische, kompetente, mit ihren Vorträgen fesselnde Seminarleiterin. Überaus empfehlenswert!

Melanie Treiber

Assistenz-Sekretärin / Westpfalz Klinikum GmbH

Hilfreich, informativ, anschaulich vermittelt

Jürgen Baumbach

Geschäftsführer / Fliesen Baumbach GmbH & Co. KG